L'importance du SIRH en entreprise

La nécessité du SIRH pour la gestion des Ressources Humaines

Un bon SIRH permet une planification efficace, contrôle les coûts des ressources humaines et améliore la productivité des employés et de la direction.

Les ressources humaines (RH) sont le facteur clé de la réussite de toute organisation opérant au 21ème siècle. Depuis le début jusqu’à aujourd’hui, ils ont joué un rôle vital dans le renforcement des capacités concurrentielles des organisations pour leur permettre de bénéficier d’un avantage concurrentiel et d’une rentabilité supérieure à celles de leurs concurrents.

L’environnement d’aujourd’hui est de plus en plus vulnérable en raison de la concurrence intense sur le marché et de la responsabilisation accrue des employés. Les organisations utilisent les technologies de l’information pour gagner en efficacité dans la gestion des ressources humaines. L’étude a révélé que le SIRH est apparu à l’ère des faibles coûts (1980-1990) et que les rôles des professionnels des ressources humaines sont passés de rôles administratifs traditionnels à des rôles plus stratégiques au cours de l’ère de la haute technologie (à partir de 1990).

Nous pensons toujours que le SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) n’est utilisé que pour gérer l’assiduité, les congés et la génération de paie par l’intermédiaire d’un logiciel installé sur un ordinateur. Néanmoins, bon nombre d’entreprises utilisent uniquement Excel. Peu d’entre eux manifestent leur intérêt pour les solutions ERP (Enterprise Resources Planning) où la gestion des ressources humaines est intégrée aux modules fonctionnels essentiels tels que la planification, la production, la chaîne logistique, les ventes, la comptabilité, les services commerciaux, etc.

Un SIRH devrait généralement permettre de planifier plus efficacement, de contrôler et de gérer les coûts liés aux ressources humaines ; améliorer l’efficacité et la qualité de la prise de décision en matière de ressources humaines; et améliorer la productivité et l’efficacité des employés et des gestionnaires.

Il a peu de fonctions RH essentielles. Voici les modules d’un bon logiciel SIRH :

Plan des ressources humaines et budget des coûts :

  • Gestion du recrutement
  • Formation-développement et suivi des compétences des employés
  • Gestion de l’évaluation basée sur la performance
  • Gestion des présences et des congés
  • Compensation et gestion des bénéfices
  • Intelligence de gestion et analytique
  • Gestion disciplinaire et archives
  • Paie et règlement final

Dans le scénario actuel de modernisation et de mondialisation, les organisations s’appuient fortement sur les avancées technologiques et les innovations dans le domaine des technologies de l’information (IT). Les progrès réalisés dans le domaine des technologies de l’information ont ouvert de nouvelles perspectives pour les organisations et ont procuré un avantage concurrentiel grâce à des solutions innovantes et personnalisées. Il fait désormais partie intégrante du fonctionnement organisationnel et tous les départements dépendent de systèmes intégrés d’organisation, de stockage, de récupération et de vérification des données. Aujourd’hui, Internet et l’automatisation ont facilité l’accessibilité, la fiabilité et la précision des information.

Le domaine de la gestion des ressources humaines a constamment évolué et les ressources humaines, dans le scénario actuel, jouent un rôle stratégique plus qu’un simple système de soutien. Sans SIRH, les ressources humaines ne peuvent jouer un bon rôle stratégique.

1 – Processus de 1 à Z basé sur le web

« La solution doit être accessible en déplacement!» À présent, votre système de ressources humaines doit être basé sur le Web ou dans le cloud et accessible en déplacement, partout dans le monde, dans différents bureaux, dans un aéroport, une gare ou simplement en travaillant de la maison. Il s’agit d’une fonctionnalité système non négociable qui offre tous les processus liés aux opérations des ressources humaines, à la paie, aux avantages sociaux, à la formation, au recrutement et à la conformité. Si vous utilisez le SIRH comme une véritable propriété intellectuelle, vous pouvez accéder au SIRH de n’importe où grâce au concept de bureau à domicile ou pratique de travail flexible.

2 – Bureau sans papier

«Pensez vert, gardez la terre verte!» Aller sans papier semble une bonne idée. Mais l’une des grandes promesses non tenues de la technologie est le bureau sans papier. Si nous revenons sur notre utilisation du papier dans notre vie quotidienne, nous constatons le scénario choquant selon lequel nous gaspillons tous les jours. Quelqu’un peut-il simplement imaginer, combien d’arbres détruisons chaque jour? Cependant, le grand avantage de l’absence de papier réside dans la collaboration, la synchronisation et le partage de nos documents, ainsi que dans la possibilité de les parcourir et de les classer facilement sans avoir à acheter un nouveau classeur, en sauvegardant tous nos documents facilement et automatiquement. cela n’est possible que par le biais du SIRH.

3 – Meilleures pratiques de RH

Un bon SIRH peut offrir les meilleures pratiques RH du secteur. Il peut prendre en charge et réglementer les meilleures pratiques juridiques et locales lors de sa mise en œuvre. Une application SIRH est un outil important pour la mise en œuvre de règles et de réglementations bien acceptées et intégrées aux autres fonctions RH du système.

4 – Contrôle d’accès et de sécurité

Grâce au SIRH, nous pouvons contrôler le niveau d’accès et assurer la sécurité du système. Par exemple, si nous ne voulons pas partager le salaire et d’autres informations confidentielles avec un groupe d’employés particulier, nous pouvons le faire par le biais du SIRH grâce à cela, nous pouvons assurer le contrôle de la sécurité et de l’accès.

5 – Politique et mise en oeuvre

Si la politique est absente, un bon SIRH peut le remplacer. Toutes les politiques peuvent être adoptées et mises en œuvre dans un système SIRH. Dans une organisation, nous avons beaucoup de politiques, mais il est difficile de surveiller tout ce qui se passe conformément à la politique. Mais si nous définissons cette politique au SIRH, nous pouvons facilement les mettre en oeuvre. Par exemple, une organisation a une politique telle que les employés qui ont terminé six mois auront droit à certains avantages et si nous définissons cette politique à l’aide du SIRH, celui-ci accordera toujours certains avantages à ceux qui répondent à ce critère.

6 – Contrôle budgétaire

Une bonne planification de la main-d’œuvre est un élément essentiel de la durabilité pour toute organisation, en particulier les usines à forte intensité de main-d’œuvre. Un bon SIRH aiderait toute direction à assurer le bon type de personnes qualifiées à la bonne quantité. Il peut assurer un recrutement basé sur les compétences grâce à un nombre approprié de personnes possédant les compétences requises.

7 – Analyse de travail

Avant de sélectionner un employé, les organisations doivent définir les spécifications des tâches et la description des tâches de cette désignation. Les organisations doivent également déterminer si le poste est nécessaire ou non. L’analyse de la tâche, du temps et de la fréquence à l’aide du système SIRH peut détecter s’il y a un besoin ou non.

8 – Réglage individuel JD et KPIs

Chaque personne a des KPI’s, objectifs et réalisations différents, il est donc difficile de le faire manuellement. Si nous définissons le KPI et la cible sur le SIRH, il rappelle automatiquement les données de performance de la table d’enregistrement de performance et effectue le calcul nécessaire pour afficher la performance.

9 – Évaluations basée sur la performance

Le succès d’une organisation dépend du rendement de ses employés. Par conséquent, l’évaluation de la performance de l’employé est essentielle. Malheureusement, les employés sont soit sous-évalués, soit surévalués du fait de l’absence des bons outils car la gestion d’évaluation est basée sur les performances. Dans ce cas, les SIRH fournissent le bon outil pour évaluer les performances des employés et garantir des employés satisfaits, motivés et productifs. Lorsqu’il est difficile de pratiquer une évaluation à 180/360 degrés dans un système manuel, un bon SIRH peut aider à sa réalisation. Grâce au SIRH, les organisations peuvent effectuer l’évaluation en ligne.

10 – Employé livre service

Étant donné que les entreprises veulent toujours utiliser correctement le temps de leurs employés, il serait donc fastidieux pour une entreprise que les employés consultent les ressources humaines et leur demandent quelques services tels que: bulletin de versement, informations de présence, relevé des taxes, congés, emprunts, problèmes de mobilité, etc.
Grâce au libre-service employé, un employé peut obtenir ces services à son bureau, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité des services. Votre système doit permettre aux employés de se connecter en toute sécurité, de mettre à jour et de conserver leurs coordonnées, et ils doivent pouvoir soumettre les absences, les demandes de congés et les données d’auto-évaluation directement au système. Les logiciels modernes de gestion des ressources humaines devraient automatiser ces processus manuels fastidieux.

11 – Notification automatique

Dans une organisation, les cadres supérieurs sont très occupés par leur travail habituel. Ils oublient parfois l’horaire des entretiens ou oublient d’approuver leurs congés et de nombreux autres problèmes mineurs mais importants. Le SIRH permet à l’organisation de rappeler à la direction générale ces problèmes par le biais du service de notification automatique (SMS et courrier électronique). En plus de cela, ceci permet également de souhaiter aux employés le jour de leur anniversaire et d’envoyer la notification de l’entretien aux candidats potentiels.

12 – Dossier disciplinaire des employés

La discipline des employés est une question nécessaire dans chaque organisation, même si elle est désagréable. Une discipline efficace peut aider à corriger les problèmes de comportement des employés et peut augmenter la productivité. Une discipline efficace aidera également à protéger l’entreprise contre le licenciement injustifié. Grâce au SIRH, nous pouvons maintenir un processus disciplinaire efficace et être en mesure de préserver le dossier disciplinaire nécessaire à l’évaluation et à la procédure disciplinaire à venir.

13 – Dynamisme et personnalisation

Un bon SIRH doit être dynamique et personnalisable à tous égards, qu’il s’agisse d’un nouveau processus, de l’envoi d’une lettre ou de la livraison automatique d’un courrier électronique. Le service des ressources humaines doit s’adapter à de nouvelles fonctions, règles et politiques très fréquemment. Les ressources humaines doivent également générer des milliers de lettres. Un bon SIRH peut éliminer de nombreux travaux manuels en quelques clics seulement.

14 – Approbations en ligne

Dans chaque organisation, il est difficile d’obtenir l’approbation de la direction sur différentes questions telles que le recrutement, l’augmentation, le départ, etc., car ils sont occupés par la réunion à l’étranger et leur activité courante. Le processus d’approbation en ligne du SIRH leur permet donc de donner l’approbation où et quand ils le souhaitent.

15 – Matricielle et Analytique

La direction souhaite toujours voir tous les index ou toutes les matrices en un coup d’œil. Dans la matrice des ressources humaines, nous trouvons le statut total récurrent et son coût, le statut de séparation totale et son coût, le total des antécédents disciplinaires, les retards mensuels, les absences, le chiffre d’affaires, les relevés d’orientation, etc. Après avoir constaté cela, la direction décide où d’autres initiatives doivent être prises pour contrôler ou améliorer cette situation.

Votre système devrait éliminer tous les efforts manuels liés aux rapports et disposer d’une bibliothèque de rapports basés sur des modèles (avec la possibilité de créer des rapports personnalisés) sur la présence, les performances, les participants, les sortants, les chiffres d’affaires, etc. pour en faire des représentations graphiques.

16 – E-learning

Utilisant souvent les résultats du processus de gestion des performances comme point de départ, ce module peut produire des plans de formation individuels pour le personnel, gérer les réservations (pour les cours de formation et autres options d’apprentissage), et gérer le processus d’évaluation et de retour d’expérience tout en effectuant un suivi. Un bon logiciel SIRH peut suivre l’inventaire des compétences de chaque individu et tirer parti des avantages de cette information.

Les fonctionnalités communes du module d’apprentissage et de développement incluent:

  • Portail d’apprentissage en ligne
  • Recommandations de formation liées au rôle, aux compétences et aux aspirations professionnelles
  • Plans d’apprentissage individuels des utilisateurs
  • Fixer et gérer des objectifs
  • Liens vers le référentiel de compétences
  • Administration de l’apprentissage simplifiée (réduction des frais généraux liés aux ressources humaines).

17 – E-recrutement

Le recrutement électronique peut permettre à tout DRH d’être efficace dans la recherche des bons talents. Grâce à un bon SIRH, une organisation peut effectuer la série de tâches suivante pour un bon recrutement :

  • Budget de la main d’oeuvre
  • Réquisition de main d’oeuvre
  • Approbation de la demande de personnel
  • Offre d’emploi Candidature en ligne
  • Notifier le candidat potentiel par mail et SMS
  • Aviser les membres du conseil par mail et SMS
  • Examen et dépistage en ligne
  • Évaluation d’entrevue
  • Lettre d’offre et de rendez-vous générée automatiquement

18 – Gestion des présences et des congés

L’organisation peut maintenir l’assistance par l’intermédiaire du SIRH et disposer d’un large éventail de paramètres pour le compte rendu de l’assistance, tels que: rapport tardif par département, départ anticipé, rapport d’absence. L’organisation est également en mesure de conserver les congés en ligne de cette manière par l’intermédiaire du SIRH. L’employé demande un congé sur son écran de saisie en attribuant sa responsabilité à une personne (sauf un congé maladie) chaque fois que la personne désignée accepte de prendre la responsabilité en cliquant sur le bouton « d’accord », puis elle disparaît.

19 – Compensation et règlement final

Grâce à un SIRH intégré, une organisation peut générer une masse salariale, des primes, des incitations, etc. automatiquement calculées. Elle peut délivrer une facture de règlement finale comprenant le salaire dû, le salaire actuel, le bénéfice du service, les congés payés, etc.

Grâce au SIRH, l’organisation peut effectuer la tâche suivante de compensation :

  • Bonus & incentive
  • Déduction pour prêt auto
  • OT (conformité et non-conformité)
  • Incrémenter l’histoire
  • Télécharger un fichier Excel
  • Génération automatique de lettre (incrément)
  • Règlement final

20 – Mise en oeuvre conviviale

Il y a eu une telle précipitation sur le marché dans le domaine des logiciels de ressources humaines que la convivialité a peut-être été sacrifiée au profit de certains systèmes de ressources humaines. Si votre système n’est pas facile à utiliser, vous n’obtiendrez tout simplement pas le retour sur investissement du système et vous ne devriez pas vous contenter d’une utilisation compliquée du système. Il existe de nombreux systèmes intuitifs et conviviaux.

21 – Base de données et intégration

Une base de données solide (telle qu’Oracle 10g ou 11g) et un SIRH intégré peuvent offrir au service de la gestion informatique des informations et des analyses lui permettant de prendre une décision stratégique pour que toute entreprise évolutive soit compétitive en s’affranchissant des erreurs humaines et de la redondance des données saisies. Le simple traitement de la paie n’est en aucun cas considéré comme un SIRH, où un SIRH moderne offre de nombreuses activités de ressources humaines dans l’application ou dans le logiciel.

22 – Mise en oeuvre facile

Toute réussite de l’implantation du SIRH doit exiger un système simple et convivial. L’engagement respectif de la direction joue un rôle essentiel dans l’installation et la mise en œuvre d’une application SIRH axée sur les résultats. Il s’agit d’un processus de mise en œuvre assez long et fastidieux où la motivation de chaque utilisateur est très attendue. La mise en œuvre d’un SIRH peut prendre quelques mois à quelques années lorsque la personnalisation est un processus continu pour rester compétitif dans l’industrie.

23 – Prix abordable

Enfin, se pose la dernière question: quel est le logiciel permettant d’obtenir ce type de solution à quel prix? Il existe de nombreux SIRH renommés dans le monde, mais la plupart d’entre eux nécessitent des investissements considérables et un haut niveau d’efficacité utilisateur. Certains d’entre eux travaillent en tant que partie ou module d’un logiciel de solution ERP géant tel que SAP HANA HCM / SeccuessFactor, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics 365, NetSuit, Infor CloudSuite, etc., pouvant coûter des millions de dollars. Beaucoup d’entre eux sont des systèmes de ressources humaines autonomes gratuits tels que Sentrifugo, OragngeHRM, BarazaHCM, OpenHRMS, iHRMS, qui sont également open source et personnalisables. Il existe peu de systèmes SIRH développés localement – GreenHR, Kormee, Kandaree, BaseIT, Shorol, Jibika, etc., sont mieux adaptés aux lois, aux cultures et aux pratiques locales où le prix abordable est un facteur important.

Dans la plupart des cas, les entreprises locales consacrent beaucoup de temps et d’efforts à la mise au point d’un SIRH interne, mais sans un conseil professionnel et un bon programmeurLors de la recherche d’un bon SIRH, les experts tentent d’obtenir un système intégré, qui a fait ses preuves avec toutes ces caractéristiques. Seul le processus de gestion des présences et des salaires ne désigne aucune candidature en tant que SIRH – Système d’information des ressources humaines. Il devrait comporter un flux complet de processus de gestion des ressources humaines.

Sources : TextileToday

Livre blanc complémentaire : Les 10 règles d’or pour choisir son SIRH

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Les tendances de la BI en 2019

Livre Blanc : Les tendances de la Business Intelligence en 2019

Extrait :

1 – L’avènement de l’IA transparente : Les entreprises s’appuient de plus en plus sur les modèles d’intelligence artificielle et de machine learning. Mais comment s’assurer de leur fiabilité ?

2 – Le langage naturel humanise vos données : Les avancées des systèmes de traitement du langage naturel permettent à chacun d’interroger naturellement les données.

3 – Les analyses exploitables contextualisent les données : Les plates-formes BI évoluent pour placer les données au cœur des actions des utilisateurs.

4 – La collaboration autour des données a un impact positif important sur le plan social :Les efforts concentrés des organismes publics et privés renforcent le mouvement Data for good.

5 – Les codes de déontologie se mettent à jour sur les questions relatives aux données : Les responsables prédisent l’avenir des pratiques déontologiques en matière de données à la lumière des réglementations telles que le RGPD.

6 – La gestion des données converge avec les plates-formes BI modernes : La curation gouvernée des données comble le fossé entre les données et les unités métier.

7 – La mise en récit des données est le nouveau langage des entreprises : La recherche et la communication d’informations exploitables constituent désormais un sport d’équipe.

8 – Les entreprises vont plus loin en matière d’adoption de l’analytique : Que se passe-t-il lorsque les leaders se focalisent moins sur l’adoption et davantage sur l’engagement ?

9 – La démocratie des données élève le rôle du data scientist : Les data scientists développent des soft skills pour faire évoluer leur entreprise.

10 – L’accélération de la migration de données dans le cloud favorise l’adoption de la BI moderne : Les données passent au cloud plus vite que jamais, obligeant les entreprises à repenser leur stratégie de gestion des données.

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Comment réussir son projet de dématérialisation ?

Livre Blanc : 5 facteurs clés pour réussir son projet de dématérialisation des processus fournisseurs

Extrait :

« Avant de vous livrer les 5 clefs de succès, voici en synthèse les 7 raisons pour lesquelles il est nécessaire de mettre en place un projet de dématérialisation de vos processus P2P :

Gain de temps – les processus automatisés sont plus rapides que les processus manuels – et ils deviennent plus rapides au fil du temps, ne perdant jamais leur élan.
Économie d’argent – l’automatisation facilite l’utilisation optimale de toutes les ressources, contribuant ainsi à réduire les coûts.
Réduction des erreurs – dites adieu aux feuilles de calcul qui se brisent, à la documentation inexacte et aux données mal gérées.
Augmentation de la visibilité – les systèmes automatisés offrent une vision plus large de la performance de votre entreprise, ce qui vous permet d’optimiser votre prise de décision.
Plus de mobilité – Éliminer les goulots d’étranglement en établissant un processus d’approbation n’importe quand et à n’importe quel endroit.
Respect des normes réglementaires – les solutions sont agiles et permettent d’être conformes aux évolutions réglementaires.
Amélioration de la relation fournisseur – respect des délais de paiement et plus de transparence sur l’état des factures.

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Comment mettre en place la GPEC ?

Comment gérer la GPEC à l’ère du digital ?

GPEC digitale – Extrait :

La gestion des compétences (GPEC) en entreprise est clé car elle répond à au moins quatre problématiques, notamment depuis la digitalisation :

• Problématiques de marché, de concurrence et d’agilité
• Problèmes liés aux RH individuelles : organiser
• Problématiques de gestion des générations : départs à la retraite, transferts de compétences
• Enfin, des problématiques d’efficacité dans une mobilité interne pertinente, valoriser les talents des collaborateurs

L’utilisation des ressources internes. Une double pression pousse aujourd’hui les entreprises à revoir leur modèle de gestion des compétences à l’aube du digital.

Une pression du top management qui attend des résultats, sur la base d’indicateurs quantifiables. Historiquement, les ressources humaines ne sont pas le service le plus soumis à justifier ses performances, la responsabilité étant plutôt individuelle. Mais la transparence imposée par le digital dans d’autres départements, comme le commercial, vient fixer de nouveaux standards.

Ensuite une pression de la part des collaborateurs de l’entreprise, qui dans la sphère privée voient la diffusion et la promotion des compétences grandement facilitée par le digital. 2 exemples :

• Est-il normal que, pour résoudre un problème, sur des forums spécialisés, des experts répondent plus rapidement que le temps de trouver un collègue compétent ?
• La génération des millenials est caractérisée par un réflexe : si elle n’a pas la solution, elle ira la chercher. “Google is your friend.” Mais si votre entreprise ne dispose pas d’une base où chercher, quelle image employeur donne-t-elle ?

Livre Blanc complémentaire : Comment mettre en place un outil GPEC ?

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Comment choisir son CRM en 2019 ?

Livre Blanc : Comment choisir son CRM ?

Extrait :

La plupart des éditeurs de CRM proposent des solutions aux fonctions assez similaires. Comment identifier la solution adaptée à votre entreprise ? Voici plusieurs clés pour vous aider à évaluer les offres de CRM disponibles sur le marché et obtenir un éclairage sur : 

1- Les facteurs de succès d’un projet CRM 
2- Les bons critères d’évaluation des éditeurs de CRM 
3- Le processus de sélection de la solution CRM adaptée à votre contexte

L’une des fonctions essentielles d’une solution de CRM est de recueillir, segmenter et évaluer les données clients et prospects, en vue de les utiliser de façon ciblée.
Cette base de données est exploitée de façon intensive par les professionnels de la vente, du marketing et du service.

Au-delà des aspects fonctionnels, une solution CRM doit donc fournir une vue à 360° sur l’ensemble des tiers pour permettre d’harmoniser les processus à travers l’entreprise et améliorer la qualité de la relation client.
Les étapes de la relation client et les tâches sont plus efficaces et correspondent mieux aux attentes des clients et prospects quand elles sont fondées sur des éléments factuels recueillis dans le cadre de la relation.

L’investissement de départ dans une solution CRM adaptée à la stratégie et aux objectifs de l’entreprise se traduit par un net accroissement de l’efficacité des processus et de la productivité des utilisateurs, et donc par une amélioration des résultats (indicateurs clés de performance).

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5 raisons d’adopter un logiciel RGPD pour DPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), est entré en vigueur depuis mai 2018. Depuis, les entreprises continuent à améliorer leur processus réglementaire. Des métiers ont du s’adapter à ce changement progressif, notamment les Délégués à la Protection des Données (DPD). Leur rôle est devenu davantage important au sein des entreprises. Il lui est donc nécessaire de disposer de l’outil adapté afin de faire face à ses obligations et remplir efficacement ses missions.
Mais qu’est-ce qu’un logiciel RGPD pour DPD et quels en sont les bénéfices ?

1 – Gérer le registre des données à caractère personnel

Les registres et les traitements des données sont gérés plus facilement grâce à l’outil. Le DPD peut aisément distinguer s’il existe des écarts et ainsi, déterminer les points à améliorer. Grâce à cette gestion facilitée, les mécanismes et procédures internes qui prouvent le respect des règles relatives à la protection des données sont trackés et consultables.

2 – Améliorer la protection liée aux données

Une grande partie du temps du Délégué à la Protection des Données est consacrée au suivi et à l’analyse de la performance des demandes d’accès et des violations des données. Il lui est donc indispensable de gagner du temps sur cette tâche qui peut vite devenir chronophage.

3 – Observer les risques légaux et juridiques

Le DPD ayant une vision à la fois technique et juridique, se doit de vérifier si les processus mis en place sont conformes. Dans le cas contraire, il doit corriger le tir et mettre en avant les processus à admonester.

4 – Simplifier le suivi et l’analyse des mesures de sécurité

Le Délégué à la Protection des Données est dans l’obligation de réaliser un suivi et une évaluation du niveau de protection des données, de façon à réagir rapidement si un dysfonctionnement a lieu.

5 – Accompagner l’analyse d’impact

L’analyse d’impact permet d’identifier les répercussions liées au changement sur différents points : Employés, méthode de travail, projets, technologie..

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Comment trouver un prestataire informatique ?

Rappelez-vous de la dernière fois que vous avez effectué votre recherche de prestataire informatique. Combien de temps cela avait duré ? Combien de mails échangés, de coups de téléphone passés avant de rencontrer un prestataire ? Ensuite, avez-vous signé avec lui ? Peut-être ne correspondait pas à votre besoin ou était-il trop cher ?

Une chose est sûre, cette tâche est chronophage lorsque vous avez le moindre besoin. C’est pourquoi Foxeet vous aide à trouver le bon prestataire informatique.

Quels sont les avantages de faire appel à Foxeet ? Nous avons comparé une recherche de prestataire informatique « simple » VS une recherche de prestataire avec Foxeet :

Pour résumer, vous avez 2 choix. Soit vous effectuez votre recherche de prestataire à tâtons en passant par un moteur de recherches ou par le bouche à oreille. Ou alors vous pouvez confier votre projet informatique à Foxeet qui se chargera de vous mettre en relation avec le(s) prestataire(s) selon vos critères.

Faîtes votre choix 😉

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5 façons de ne pas trouver le bon prestataire IT

Foxeet, LA référence en mise en relation de prestataires IT vous dit tout !

Aujourd’hui, trouver le prestataire qualifié qui correspond à vos critères et qui saura faire le job peut vite devenir complexe et chronophage. Surtout quand on sait qu’il existe de plus en plus de sociétés spécialisés dans l’IT en France et que les chiffres ont tendance à augmenter fortement d’année en année.

Ces mêmes prestataires sont souvent spécialisés (Matériel, Logiciel, Service) suivants leur secteur d’activité (CRM, ERP, Sauvegarde, Infra..) Il n’est donc pas rare pour les entreprises de passer beaucoup de temps à chercher, envoyer des mails, faire des appels d’offre, communiquer sur le projet, téléphoner, recevoir plusieurs prestataires qui ne correspondent pas à certains critères. Le budget alloué au système d’information peut vite devenir important, d’où l’importance de ne pas se tromper de prestataire dans un marché très concurrentiel.

Pour certains, le choix du prestataire est un jeu d’enfant, pour d’autres, un vrai dilemme.

 Alors on fait souvent appel aux plus gros prestataires comme les SSII. Mais savez-vous qu’il existe des façons bien plus efficientes de trouver un prestataire plus qualitatif et souvent, moins onéreux ?
Nous avons regroupé 5 conseils pour ne pas trouver et ne pas prendre contact plus rapidement avec les bons prestataires.

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? On vous a concocté un rapide résumé en vidéo :

1. Ne pas établir de Cahier des Charges

Vous avez un besoin de matériel ? Logiciel ? Services ? Tout commence par là. Vous devez retranscrire tout ce dont vous avez besoin dans votre projet. Ne lésinez pas sur les informations. Plus d’information il y aura, plus le prestataire saura à quoi s’en tenir. Il s’agit de votre projet avant tout, c’est donc à vous de mettre en avant les points clés de votre projet informatique pour que les résultats ne soient pas déceptifs.

Les points essentiels à renseigner :

-Le type de services que vous recherchez
-Le nombre de personnes concernées au sein de votre entreprise
-Les services concernés par cette solution
-Les personnes à contacter (porteurs du projet en interne)
-Votre zone de chalandise
-Votre date prévisionnelle du choix du prestataire, de la solution et de sa mise en place
-La tranche de budget alloué

2 – Ne pas consulter plusieurs prestataires IT

Vous avez déjà vu un prestataire qui semble vous convenir ? Vous avez sympathisé avec eux ? Ne vous m’éprenez pas, il ne s’agit peut-être pas de la perle rare que vous recherchez !
Avant de prendre une décision définitive, réalisez un comparatif des solutions proposées par les différents prestataires IT que vous aurez rencontrés. Assurez-vous aussi que le prestataire saura s’adapter entièrement à votre système d’information.
En plus d’avoir un avis sur le prix, vous l’aurez compris, nous vous conseillons de consulter au minimum 2 prestataires.

Visiter le site des prestataires et prendre contact avec leurs clients actuels ou historiques vous permettra de réfléchir à d’éventuel problématiques et d’anticiper certaines questions lors de votre entretien. Cela ne prend que quelques minutes et permet d’éviter les mauvaises surprises lors du rendez-vous.

3 – Ne pas privilégier la réactivité

Rien de mieux qu’une entreprise disponible lorsque l’on en a besoin. Il nous est tous déjà arrivé d’avoir un bug informatique dès le lundi matin à la première heure. C’est à ce moment-là que nous avons besoin de notre prestataire préféré, n’est-ce pas ?

Nous conseillons d’ailleurs aux porteurs de projets IT de privilégier les acteurs du tissu local pour avoir une relation de proximité. Plus cette relation sera régulière, plus elle sera saine, plus votre prestataire saura se rendre disponible rapidement afin d’éviter un effondrement de votre chiffre d’affaires.

4 – Favoriser la quantité à la qualité

Si vous recherchez une solution spécifique, votre choix final doit se porter sur des critères bien ciblés : Est-ce que le prestataire répond bien à votre demande ?

Il est nécessaire de connaître l’expertise des prestataires consultés.
Si vous avez beaucoup de projets IT, plus les prestataires seront « spécialisés » dans plusieurs branches informatiques, plus ils sauront vous conseiller ou répondre à votre besoin spécifique.

5 – Ne pas prendre en compte sa zone de chalandise

Vous travaillez dans un secteur plutôt local ? Départemental ? Régional ? National ? Multinational ? Vous privilégiez les circuits courts ? Vous travaillez déjà avec des prestataires un peu partout en France ou ailleurs ? Tous ces critères doivent être prise en compte dans le choix final de votre futur prestataire informatique. Si vous n’avez qu’un siège, peut-être sera-t-il préférable de rencontrer des acteurs locaux. Si au contraire, vous avez plusieurs adresses, alors il sera peut-être plus adapté de voir s’il n’existe plutôt pas un expert qui agît sur une plus grande zone pour plus de réactivité, qu’il s’agisse d’une maintenance, d’une formation sur un produit ou tout simplement d’une intervention technique.

Libre à vous de juger par vous-même s’il est primordial de nouer des liens forts avec 2 prestataires plutôt que de laisser l’entière responsabilité de votre système d’information à 1 seul et unique prestataire.

Vous recherchez un prestataire informatique qualifié ? N’hésitez pas à nous contacter !

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Les 4 meilleurs outils de conformité RGPD

Les entreprises collectant et traitant des données avaient jusqu’au 25 mai 2018, qu’elles soient basées dans ou hors de l’UE, pour passer à une méthode de traitement des données conforme à toutes les exigences et à toutes les normes énoncées dans le règlement général sur la protection des données . Il s’agit d’un cadre cohérent et puissant pour la protection des données dans les États de l’UE. La non-conformité n’est pas une option en raison d’amendes lourdes, entre autres raisons. 

Les 4 outils suivants peuvent aider votre entreprise à s’y conformer.

Microsoft’s GDPR Assessment

Microsoft’s GDPR assesment est un outil d’auto-évaluation en ligne rapide et gratuit. Cela aide votre organisation à évaluer son niveau général de préparation à se conformer au RGPD. 

Snow GDPR Risk Assessment

Cet outil offre une visibilité complète de tous les périphériques, utilisateurs et applications dans des environnements sur site, cloud et mobiles. Le but de cet outil est d’aider à mettre en place un plan et une réponse RGPD efficaces. La découverte automatisée fournit une comptabilité détaillée des utilisateurs qui ont accès à quelles applications et services cloud

Le toolkit de conformité RGPD de Nymity

Nymity a identifié 39 articles dans le RGPD qui nécessitent des preuves pour démontrer leur conformité. Cette boîte à outils fournit aux responsables DPO les ressources nécessaires pour atteindre une conformité démontrable. Parmis les ressources de ce toolkit on trouve : des questionnaires d’évaluation, une feuille de route, et le cadre de responsabilité pour la gestion de la confidentialité de Nymity (adapté pour le RGPD).

SAS for Personal Data Protection

Avant de pouvoir vous conformer, vous devez d’abord pouvoir localiser vos données et y accéder en toute sécurité. Avec cet outil, vous pouvez utiliser une seule interface pour accéder à vos données et les gérer.Vous pouvez localiser des données sur différents systèmes et réseaux, identifier des données personnelles et commencer à classer les différents types de données dont vous disposez. Vous pouvez également avoir des rapports sur ces données, le tout à partir d’un environnement unifié.

Faites-vous accompagner pour être conforme au RGPD

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